BSI ligger an til å miste all økonomisk støtte fra Velferdstinget Vest

Underveis i lørdagens møte i Velferdstinget Vest (VT Vest) ble det oppdaget at en av VTs søkerorganisasjoner, Bergen Studentidrettslag (BSI), ikke har levert en tilstrekkelig søknad.

Etter to prøvevoteringer, som begge endte med stemmelikhet, var kaoset komplett etter det fem timer lange møtet.

Arbeidsutvalget i VT Vest, som ledes av Ida Lutro, har likevel landet på at BSI ikke vil være en del av innstillingen fra budsjettkomiteen. Det betyr at BSI foreløpig ligger an til å miste all økonomisk støtte fra Bergen Studentvelforening i årets budsjettforhandling.

Men: Siden arbeidsutvalget til VT har definert BSI som en søkerorganisasjon, kan de likevel reddes av VTs delegater under budsjettmøtet i november.

Dette kommer frem i en pressemelding sendt ut søndag fra arbeidsutvalget i VT Vest.

«Det er søkerorganisasjonenens ansvar å følge reglement for søknadslevering. Nå vil det være opp til delegatene på budsjettmøtet å bestemme den endelige fordelingen av semesteravgiftsmidlene på en slik måte at det kommer studentvelferd til gode», heter det i en pressemeldingen.

Ikke en del av innstillingen

En pott på nesten 5,9 millioner kroner skal deles mellom 13 organisasjoner. I år har disse organisasjonene til sammen søkt om rundt 7,5 millioner kroner.

BSI, som består av over tretti undergrupper for både studenter og andre, har ikke har levert en gyldig søknad, med tilhørende budsjett og regnskap, og vil dermed ikke bli innstilt i budsjettet. De søkte i utgangspunktet om 810.000 kroner.

I fjorårets budsjettprosess fikk de utdelt 720.000 kroner. I første innstilling til budsjettet for 2023 lå de an til 500.000 kroner – nå blir de altså ikke med i den endelige innstillingen i det hele tatt.

– Vi har sendt BSI en e-post hvor de fikk beskjed om hva som manglet og at de fikk mulighet til å ettersende dette. Det fikk vi aldri tilbakemelding på, sier leder av budsjettkomiteen, Silje Torjusson Uthaug.

Studvest har sett e-posten Uthaug sikter til. Der står det tydelig hva som mangler i søknaden, men ingen spesifikk frist på når dokumentene måtte ettersendes innen.

Uthaug understreker at søknadsfristen for det som skal være en fullstendig søknad, gikk ut 1. september. E-posten med purring om ettersendelse ble sendt 7. oktober – åtte dager før innstillingen til budsjettkomiteen skulle legges på VT-møtet 15. oktober.

I vedtektene til VT Vest står det at «Budsjettkomiteen har ansvar for å lese gjennom søknader og opplyse søker-organisasjoner om eventuelle manglende vedlegg eller annen relevant informasjon som bør være med. Opplysninger om mangel ved søknad må opplyses om innen rimelig tid før ettersendingsfristen er ute.»

BSI sin søknad manglet både regnskap for 2021 og 2022, i tillegg til budsjett 2023 og balanse over økonomien, ifølge Uthaug.

BSI: – Slet litt med detaljer

– Det er veldig leit at vi ikke er med i innstillingen, sier leder for BSI, Simen Arnesen.

– Hva er det som har skjedd?

– Det som har skjedd er at da vi sendte inn vår søknad, så slet vi litt med detaljer i regnskapet. Så vi spurte om mulighetene til å ettersende dokumenter, som vi fikk. Men fikk ikke frist, fortsetter han.

Han bekrefter at de fikk e-epost av budsjettkomiteen om mangelene i søknaden, og at de heller ikke svarte på denne.

– Det virker som den e-posten har gått litt mellom meg og en til i BSI. Vi visste ikke om fristen og hadde inntrykk av at vi hadde besvart på mye av det de lurte på i intervjuet med komiteen.

– Alle andre søkerorganisasjoner har levert det de skal. Bør ikke dere også klare det innen fristen?

– Jo. Vi skulle virkelig ønske at det ble levert inn.

– Hvorfor ble det ikke gjort?

– VI fikk litt problemer med regnskapet og derfor spurte vi om å ettersende.

Han legger til at han synes det er bra at VT har en egen komite som jobber med budsjettinnstillingen, og sier han håper at BSI får utdelt penger likevel.

– Vi er i aller høyeste grad avhengig av VT. Vi er en godkjent søkerorganisasjon, så dette betyr ikke at vi ikke får midler fra VT, sier Arnesen videre og legger til:

– Vi må bare vente og se hva som hva som skjer i november (på budsjettmøtet red.anm.).

– Tragisk at det ikke har blitt fulgt opp

På VT sitt møte 15. oktober, var det kontrollkomiteens representant, Ole Flåm Svendsen, som tok opp manglene i BSI sin søknad.

Til Studvest forteller han at han helt tilfeldig hørte om at BSI sin søknad var mangelfull på et møte med NHH-delegatene fredag 14. oktober, men ikke fikk det bekreftet før VT-møtet på lørdag 15. oktober.

– Det har, så vidt jeg vet, ikke vært noen lignede saker i VTs historie, sier Svendsen.

– Hvem sitt ansvar er dette?

– Det er tragisk at det ikke har blitt fulgt opp. Men først og fremst mener jeg at ansvaret ligger hos BSI. Hovedansvaret ligger hos dem som har skrevet søknaden. Alt som skal være en del av søknadene, skal krysses av når søknaden leveres.

Svendsen legger til at det står tydelig på forsiden av søknadensportalen hva som skal inkluderes i søknaden.

– Tidligere presidens i prosessen er at man får mulighet til å ettersende dokumenter. Dette er kun en sedvane, men ut ifra vedtakene skal ikke søknaden bli vurdert i det hele tatt.

Dersom budsjettkomiteen var usikre på vedtakene, kunne de tatt kontakt med kontrollkomiteen, mener Svendsen. Samtidig legger han til at budsjettkomiteen ikke har noen saker å sammenligne med:

– At det har vært en så mangelfull søknad så sent i prosessen, har vel aldri skjedd før.

VT-leder: – Uheldig utfall

Ida Lutro er leder for Arbeidsutvalget til VT. Hun mener budsjettkomiteen har havnet i en «beklagelig posisjon» hvor en av søkerorganisasjonene ikke har levert en fullstendig søknad.

En av årsakene til at den mangelfulle søknaden ble oppdaget så sent, kan være mangel på kommunikasjon mellom kontroll- og budsjettkomiteen, tror hun.

– Budsjettkomiteen har vurdert en søknad, og så har ikke de forhørt seg med kontrollkomiteen så godt som de burde, sier hun og legger til:

– I dette tilfellet fikk det dessverre et uheldig utfall.

Hun understreker at budsjettkomiteen ikke er pålagt å forhøre seg med kontrollkomiteen, men at det kan være lurt.

– Budsjettkomiteen har ikke noe formell makt. Egentlig er det vel deres ansvar å vurdere søknadene slik de best tenker det.

– Hva burde vært gjort annerledes?

– En forbedring av budsjettkomiteen sine vedtekter er på sin plass, i tillegg til tydeligere kommunikasjonen mellom organene. Da blir det ikke et så stort sjokk som det ble i år.

I et skriftlig oppfølgingsspørsmål om Arbeidsutvalget tar noe ansvar for situasjonen, svarer Lutro følgende:

– Vi har lenge signalisert at vi ønsket en forbedring av hele budsjettprosessen for å forhindre ulike uheldige scenarier, slikt som dette. Vi følte det var uryddig å ta det midt i budsjettprosessen, derfor har vi avventet endringer. Vi gleder oss til å sammen med VT utarbeide bedre rammer rundt prosessen, og legger til:

– Per nå er budsjettkomiteen en veldig uavhengig operasjon som skal innstille til budsjettmøtet. De skal lese søknader og vurdere, ved behov kan de be oss eller kontrollkomiteen om hjelp. Deres vurderinger om å gjøre dette får de selv redegjøre for.

For ordens skyld: Studvest blir utgitt og eies av Velferdstinget Vest og er, i likhet med BSI, en av Velferdstinget Vests direkte søkerorganisasjoner. Begge organisasjonene søker fra samme pengepott. Studvest er avhengig av støtte fra Velferdstinget Vest for å drifte avisen.

LES OGSÅ:

• Singletforbudet er historie
• Studentlekene gikk av stabelen: – Jeg føler ikke man må være best for å bli med