– Søknadsprosessen er mye basert på tillit

• Norges Handelshøyskoles idrettslag (NHHI) søker hvert år om penger til drift. I fjor leverte de feilaktige medlemstall, og la på et par hundre medlemmer for mye. Nå er lederen og økonomiansvarlig uenige i om det faktisk var feil. Samme år fikk de tildelt 80.000 kroner mer enn året før. I år søker organisasjonen, i likhet med i fjor, om 900.000 kroner til drift.

Hvert år søker NHHI, sammen med de andre studentorganisasjonene, om midler fra Velferdstinget Vest (VT). 

En viktig faktor som er med å avgjøre hvor mye midler de mottar, er antall medlemmer som betaler semesteravgift.

I fjor oppga NHHI å ha i overkant av 2.000 medlemmer. I årets søknad innrømmer de at dette var et feilaktig svar. De skriver at feilestimatet var på et par hundre medlemmer.

Leder for komiteen som mottar søknadene sier at prosessen er basert på tillit, og at det er søkerorganisasjonene selv som har ansvar for at informasjonen i søknadene er korrekt.

NHHI fikk 80.000 kroner mer enn året før, og endte på 780.000 kroner. 

For ordens skyld: Studvest blir utgitt og eies av Velferdstinget Vest, og var, i likhet med NHHI, en av Velferdstingets Vests direkte søkerorganisasjoner i fjorårets budsjettprosess. Studvest var avhengig av støtte fra Velferdstinget Vest for å drifte avisen, og er nå, i likhet med NHHI, avhengig av støtte fra Kulturstyret.

Etter at pottene til idrett- og mediaorganisasjonene ble vedtatt på lørdag, tildeles ikke NHHI og Studvest lenger penger fra samme pott.

Studvest har kontaktet fjorårets økonomileder i NHHI for en kommentar.

Har det vært feil?

I søknaden for neste år skriver økonomiansvarlig, Brage Muus-Falck Tronstad, at de meldte inn feil antall medlemmer.

Likevel sier lederen av NHHI, Amalie Kupka, til Studvest at det aldri er blitt sendt inn feilaktige tall. 

– Det har aldri foreligget noen feil i våre søknader til VT.

– Vi har estimert medlemstall ut ifra den informasjonen vi har hatt og deretter sendt inn søknad om støtte, forklarer hun.

NHHI skriver i sin søknad at de kun har mulighet til å estimere, og ikke fastslå, hvor mange medlemmer organisasjonen har til enhver tid.

I samme intervju forteller økonomiansvarlig Tronstad at det ble levert inn et feilaktig estimat på antall medlemmer. Hvorfor det ble slik, forklarer han på denne måten: 

– Grunnen til feilestimatet var behovet for den omfattende prosessen fjorårets styre måtte gjøre for å få de reelle tallene på antall medlemmer vi har, forteller økonomiansvarlig for NHHI Brage Muus-Falck Tronstad. 

Beregnet økning på 40 prosent, endte på 2 prosent

Da NHHI høsten 2022 søkte om økonomiske midler for 2023, beregnet de, i tillegg til den allerede spådde veksten på et par hundre medlemmer, å øke medlemstallet sitt utover høsten til 2.200 til 2.300 medlemmer. 

Det vil si at de gikk ut fra en økning i medlemsmassen på 21 prosent på ett år. Om antall medlemmer de forventet å vokse med legges til, vil prosenten være på 40. 

– Vi sliter med å skille ut gamle medlemmer

NHHI legger til grunn i søknaden at deres medlemmer som betaler kontingent også har betalt semesteravgift. 

– Vi har 1.971 medlemmer i vårt register, men det er 1.689 personer som har betalt medlemskontingent. Det er de 1.600 vi legger vekt på i vår søknad, forteller Tronstad. 

– Grunnen til denne forskjellen er at vi sliter med å få skilt ut gamle medlemmer som ikke er aktive lenger eller er ferdig med studiene. For å få fikset på dette har vi prøvd å lære opp lederne våre til å holde bedre styr på medlemstallene sine, oppklarer Tronstad. 

– Vi har et ønske om å bare ha de reelle tallene i våre registre, uttrykker Kupka.

– Basert på tillit

– Vi stoler på at informasjonen organisasjonene sender inn stemmer. Vi opplever ikke å ha noen grunn til å ikke ha tillit til dem som søker, forklarer Fredrik Brogstad som er nylig avgått leder for Kulturstyret. 

• Kulturstyret er en paraplyorganisasjon som har ansvar for å dele ut penger til ulike søkerorganisasjoner, deriblant Bergen Filmklubb, studentmagasinet Stoff Studentteateret Immaturus, Hulen, Mannskoret Arme Riddere og LO-studentene Bergen. 

Brogstad opplyser at søknadene må oppfylle visse kriterier, men at de som behandler dem ikke alltid kontrollerer at opplysningene i søknaden stemmer.

– Søknadsprosessen er mye basert på tillit, men vi håper at budsjettkomiteen klarer å plukke opp feil, opplyser Brogstad. 

– Vi legger til grunn at det er søkeren som har ansvar for at informasjonen de sender inn stemmer. Hvis den ikke gjør det, kan det få konsekvenser for søknader i fremtiden. Som for eksempel for BSI, som har lært mye av feilene sine.  

I noen situasjoner velger Kulturstyret å gjennomføre stikkprøver.